Una mirada interna a la gestión de la cadena de suministros
Se habla mucho del conjunto de eslabones que concierne el supply chain y desde mi perspectiva y experiencia comentaré en estas líneas, algunas de sus características iniciando con el concepto básico que es el estudio de proveer todo lo que se necesite para un correcto suministro en los tiempos adecuados, y garantizar la satisfacción de los clientes tanto internos como externos, este es el objetivo primordial y un cliente se encuentra satisfecho cuando encuentra el producto que requiere, en el momento que lo necesita (ni antes, ni después), en el lugar que lo necesita y sobre todo a un precio conveniente que sea competitivo en comparación con la competencia.
Bajo este contexto podríamos hablar de distintos sectores desde una empresa que fabrica bolsas big bag de polipropileno, pinturas o chocolates.
Pronóstico de la demanda
La Cadena de suministros inicia con el forecast que es el pronóstico de las ventas. En algunas empresas se trabaja con el n+2 significa que en conjunto con el área de mercadeo y ventas se busca encontrar estadísticas y proyectar las ventas de 2 meses en adelante. Con ese pronóstico se hace un presupuesto y planeamiento de los recursos necesarios que son: material de empaque, materia prima, factor humano para contratar personal, se verifica las capacidades de la planta y almacenes, como del proceso de distribución, posteriormente se hace un plan de necesidades, después de ello se hace el proceso de procura conocido como proceso de compra, luego el almacenamiento de estas materias primas, el planeamiento de la producción, la producción, el almacenamiento en el centro de distribución y el reparto de los productos a nivel nacional e internacional (si se exportará).
Indicadores de Gestión
Dentro de la organización en la parte logística deberían existir buenas prácticas, un claro ejemplo sería los famosos KPI’s conocido como medidor de desempeño o indicador clave de desempeño uno de los más conocidos e importantes: el Fill Rate. Una de las recomendaciones seria aplicar los KPI’s correctos a cada uno de los procesos.
Existen múltiples KPI’s un ejemplo puede ser:
KPIs para pronosticar la demanda, básicamente la desviación o el margen de error de la demanda.
- KPIs para los almacenes de materia prima que es la rotación, el tiempo que están en los almacenes y el manejo de los productos obsoletos.
- KPIs de productos terminados, la rotación y la exactitud del inventario ERI (todo con exactitud de lo que está en el almacén.
- KPIs de la distribución, cuanto le cuesta a la empresa llegar a nivel nacional e internacional.
- KPIs en compras que es la evaluación de proveedores, precios competitivos, captura de ahorros.
La primordial ventaja de los KPI’s es que al momento de medir un proceso, uno empieza a controlarlo, en todo caso uno debe reducir las desviaciones por ejemplo, en una fábrica de chocolates el principal insumos que es el grano de cacao, para este ejemplo se debe utilizar uno de los KPI´s que mida la merma que tiene ese producto desde que es adquirido hasta que es procesado por la empresa. Cuando uno identifica en qué parte del proceso se forma la merma, es ahí donde se empieza a hacer puntos de control, cada punto crítico de control, nos podrá ayudar a reducir este indicador.
Los Proveedores
La evaluación de sus proveedores es fundamental algunas compañías consideran a sus proveedores como muy críticos, críticos y no críticos, la homologación es muy importante tanto para proveedores de bienes como de servicios sobretodo de productos estratégicos para la empresa, cuatro factores claves a considerar: costo, calidad, tiempo de entrega y forma de pago. Es necesario realizar cuadros comparativos para la evaluación de proveedores, esto es muy importante para realizar una correcta selección y evitar aplicar penalidades, recuerdo que un cliente cobraba 0.5% por día del valor de la orden de compra por incumplimiento por parte del proveedor. En lo posible debemos conversar con el proveedor e indicar que debe corregir el lead time.
ERP
El objetivo del uso de ERP (Enterprise Resource Planning) básicamente es el manejo de la información en tiempo real.
Con el ERP se tiene la trazabilidad de los procesos logísticos, financieros, productivos, comerciales y transaccionales. Una de las ventajas es almacenar una data completa e histórica otra son los reportes financieros y los reportes comerciales, el ERP este es muy importante debido a que integra toda la información optimizando procesos.
Almacenes
Existen varios tipos de almacenes, pero si consideramos como ejemplo una fábrica de chocolates, los almacenes pueden ser: almacén de materia prima donde se almacena el material de empaque y las materias primas (azúcar, leche descremada, mantecas, cacao, etc ) y el almacén de productos terminados que es donde, luego del proceso de fabricación están todos los productos fabricados para la distribución. Existen otros tipos de almacenes de menor dimensión uno es el transitorio o piso que simplemente es cuando se lleva los productos a la planta para una orden de fabricación y todavía no se han hecho y están en proceso de espera, el almacén de repuesto que es para el cambio de partes y piezas de maquinarias, el almacén de reproceso que quizás son productos que sean devueltos (logística inversa) por no llegar en óptimas condiciones y es necesario cambiar de empaque. El método de gestión para una empresa de alimentos es el FIFO (primero en entrar, primero en salir) ya que el vencimiento de un producto es el punto crítico de control tanto en la materia prima, así como también en el producto terminado. Se tiene una continuidad lineal de FIFO se va entregando el primero en vencer.
Una tecnología importante es el WMS (warehouse management systems) en el almacén, da soporte a las operaciones diarias, optimizando la gestión de almacenes, en la que comprende: la ubicación de los productos en un almacén, los flujos de materiales dentro del almacén y los métodos para el movimiento de productos.
Asimismo, este WMS; permite mejorar los niveles de servicio hacia el cliente final, mejorar la exactitud del control de inventarios, sincroniza en tiempo real el almacén con la cadena de suministro, utiliza de forma más eficiente cada espacio, ayuda a darle el mejor uso a cada equipo de trabajo y ahorrar costos.
¿CUÁNTO DE INVENTARIO TENER?
Debemos tener en cuenta que también debemos cuidar la salud financiera de la empresa y en lo posible debemos manejar stocks mínimos, el volumen y cantidad en el almacén dependerá si es materia prima, empaques, productos terminados, partes y piezas de una maquinaria entre otros, pero también debemos considerar que el lead time de los proveedores no es igual si el proveedor está en el país o es un producto importado, este es un factor importante para considerar el inventario de 60, 45 o 30 días. La clasificación ABC también es importante por ejemplo los de la clase A son los productos con mayor relevancia en el mercado, los del tipo B tienen una relevancia menor y así sucesivamente.
Dependiendo la temporada o el movimiento comercial también podría reconfigurar el Lay out del almacén, todo esto es directamente proporcional al mercado en el cual nos manejamos y así podríamos reducir los tiempos muertos o movimiento innecesarios de preparación de pedidos, la cual significan un costo a la empresa, por que los productos de tipo A tienen que ir más cerca a la puerta de embarque y así sucesivamente con todos los tipos, tampoco no podemos dejar de considerar el estudio de tiempo y movimiento del personal.
También se puede utilizar el RFID un radio de frecuencia que es la lectura electrónica de datos, también son importantes los equipos de manipulación como: los apiladores, transpaletas y montacargas, ya sean propios o tercerizados.
Este es una breve mirada interna de como es la cadena de suministros y las consideraciones que debemos tener en cuenta, pero sobre todo una adecuada integración, coordinación y comunicación interna, siendo flexibles a los cambios para aplicar la mejora continua.
Autor:
Mag. Juan Carlo Muñoz Fiore
Director de LÁSICA (Logística & Comercio Exterior)